Powrót na stronę główną

ZAPYTANIE OFERTOWE

na usługę udostępnienia platformy informatycznej

 

 ZAMAWIAJĄCY

Muzeum Zamkowe w Sandomierz

ul. Zamkowa 12, 27-600 Sandomierz, NIP 864-11-06-630, Regon 291200740, tel. 015 832-22-65

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest usługa udostepnienia platformy informatycznej, rozumianej, jako narzędzie działające online, uruchamiane poprzez przeglądarkę internetową, umożliwiające udzielanie zamówień publicznych przez Zamawiającego zgodnie z przepisami Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Dyrektywą Unijną.

      OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Platforma musi posiadać możliwość integracji z zewnętrznymi systemami oraz spełniać wszystkie wymagania prawne obowiązujące w Polsce.

 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Platforma zakupowa działająca poprzez bezpośrednie połączenie z przeglądarką internetową, umożliwiająca udzielanie zamówień publicznych przez Zamawiającego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i Dyrektywy Parlamentu Europejskiego. Musi spełniać wszystkie wymagania wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Platforma powinna:

a)   zawierać moduły niezbędne do właściwego funkcjonowania Muzeum w zakresie udzielania zamówień publicznych;

b)   zawierać  formularz własny oraz formularz systemowy, poprawną bazę kodów CPV,

c)   zawierać moduły dostosowane odpowiednio do wymagań, jakie ma każdy z trybów,

d)  posiadać funkcję porównywania ofert i automatycznej oceny ofert,

e)   dać możliwość Zamawiającemu podziału zamówienia/postępowania na części/pakiety,

f)   pozwalać na stosowanie różnych kryteriów oceny oraz różnych wag dla tych kryteriów,

g)   pozwalać na stosowanie różnych warunków udziału w postepowaniu,

h)   pozwalać na udostępnianie zamówienia wszystkim lub wybranym dostawcom/usługobiorcom (tylko w zapytaniach, w których takie postepowanie jest dopuszczalne),

i)    pozwalać na prowadzenie pełnej dokumentacji z możliwością jej generowania i wydruku,

j)    pozwalać na tworzenie raportów, baza ponad 10 gotowych już raportów; możliwość rozbudowy systemu o raporty dopasowane do potrzeb jednostki,

k)   zawierać moduł „Archiwum” zgodny z ustawą  o Narodowym Zasobie Archiwalnym (archiwizacja dokumentów elektronicznych jedynie w formie elektronicznej), możliwość pobrania archiwum po każdym postępowaniu; dostęp do archiwum przez 15 lat po zakończeniu współpracy,

l)    zawierać moduł „Korespondencji”, poprzez który zamawiający będzie mógł się komunikować z Wykonawcami/Oferentami i będzie mógł wysyłać odpowiedzi na zapytania (tutaj wskazane, aby platforma miała funkcję wyboru odpowiedzi do wszystkich lub tylko do wybranych oferentów),

ł)    pozwalać na monitorowanie postępowań,

m)  pozwalać na wprowadzanie zmian do ogłoszeń już opublikowanych,

n)   być połączona z platformą e-Zamówienia, posiadać możliwość weryfikacji podpisu zaufanego, osobistego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla wszystkich plików jakie wykonawca złożył/przesłał za pośrednictwem platformy,

o)   mieć funkcję automatycznej publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych,

p)   mieć funkcję automatycznej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Przedmiot zamówienia powinien obejmować:

-     usługę udostepnienia platformy na okres 24 miesięcy od daty pełnego wdrożenia 10 postępowań powyżej 30 tysięcy Euro;

-     możliwość zwiększenia ilości postepowań powyżej 30 tys. Euro na podstawie aneksu do umowy i dodatkowego wynagrodzenia;

-     nieograniczoną ilość postepowań poniżej 30 tys. Euro;

-     szkolenia online dla użytkowników (przez okres związania umową);

-     wsparcie techniczne opiekuna lub bezpłatny dostęp do infolinii (przez okres związania umową);

-     aktualizację (m. in. pod względem zmieniających się przepisów prawa);

-     serwis (przez okres związania umową);

-     instalację systemu;

-     wdrożenie systemu.

       Termin wykonania zamówienia:

Zamówienie należy zrealizować w terminie: maksymalnie 14 dni od podpisania umowy. Podpisanie umowy nastąpi do 5 dni roboczych od wyłonienia najkorzystniejszej oferty.

W celu potwierdzenia spełnienia tego warunku Wykonawca wykaże, że: w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym czasie), wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonuje) należycie:

- co najmniej 2 usługi udostepnienia platformy informatycznej (zakupowej), umożliwiającej udzielanie zamówień publicznych zgodnie z przepisami Ustawy Prawo Zamówień Publicznych wraz zamówieniami na podstawie wyłączenia (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w terminie składania ofert złożyli ofertę w niniejszym postępowaniu, w sposób poprawny pod względem formalnym i merytorycznym.

Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:

 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie i przekaże treść wyjaśnienia jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którzy skontaktowali się z Zamawiającym w zakresie niniejszego zapytania ofertowego.

Osoba uprawniona do kontaktu z wykonawcami, dostępna w godzinach 8.00 — 16.00 w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku:

Anna Motyl – 15 644 57 57 wew. 48 a.motyl@zamek-sandomierz.pl

Informacja o dokumentach, jakie należy załączyć do oferty:

      W przypadku, gdy wykonawca działa przez pełnomocnika, do oferty winien być dołączony dokument stwierdzający upoważnienie pełnomocnika do reprezentowania wykonawcy (pełnomocnictwo).

Opis sposobu przygotowania oferty:

1.   Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę składa się w języku polskim w formie drukowanej lub elektronicznej (skan oferty) zgodnie z zapisami niniejszego punktu.

2.   Oferta powinna być kompletna tzn. ma zawierać wszystkie dokumenty wymagane w zapytaniu ofertowym.

4.   Wszystkie dokumenty wymagane w zapytaniu ofertowym muszą być załączone do oferty i podpisane przez osobę upoważnioną do podpisania oferty. W przypadku gdy dokumenty są podpisane przez osobę inną niż uprawniona do reprezentacji i widniejąca we właściwym rejestrze, niezbędne jest dostarczenie Zamawiającemu wraz z ofertą pełnomocnictwa dla tej osoby. W przypadku załączenia kopii musi znaleźć się na dokumencie napis „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub równoważny podpis osoby uprawnionej do podpisania oferty.

5.   Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oferty oraz jej złożeniem ponosi wykonawca.

6.   Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości.

7.   Zamawiający zaleca, aby wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były jednoznacznie ponumerowane i złączone w sposób uniemożliwiający ich zdekompletowanie.

8.   Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę i opatrzone datami ich dokonania.

9.   Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę — zmiany lub wycofanie złożonej przez siebie oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostaną dokonane przed upływem terminu składania ofert.

10. Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez wykonawcę lub umocowanego na piśmie przedstawiciela wykonawcy. Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „WYCOFANE”.

11. Zamawiający może unieważnić postępowanie jeśli wszystkie oferty złożone przez wykonawców przewyższą kwotę jaką Zamawiający ma zamiar przeznaczyć na realizację zadania.

      Kryteria oceny ofert:

Kryteria wyboru oferty:

- cena 100%

Wykonawca w ofercie powinien zaoferować cenę kompletną, jednoznaczną i ostateczną, obejmującą koszt realizacji całości zamówienia.

Cenę ofertową netto i brutto należy podać cyfrowo i słownie.

Stawkę podatku określa wykonawca.

Cena oferty powinna być wartością wyrażoną w jednostkach pieniężnych, w walucie polskiej z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Rozliczenia nie mogą być prowadzone w walutach obcych.

Informacje dotyczące miejsca, terminu składania
oraz otwarcia ofert a także ich badania:

1.   Oferty należy przesyłać Zamawiającemu na adres e-mail: a.motyl@zamek-sandomierz.pl lub na sekretariat Muzeum Zamkowego w Sandomierzu (II piętro): ul. Zamkowa 12, 27-600 Sandomierz.

W terminie do 26 stycznia 2023 r. do godziny 12.00

Klauzula RODO

Zgodnie z art. 13 ust. I i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a)   administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Zamkowe w Sandomierzu

b)   inspektor ochrony danych osobowych jest dostępny pod numerem telefonu 15 832-22-65 wew. 42. oraz adresem e-mail: k.gara@zamek-sandomierz.pl

c)   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie ww. zamówienia publicznego;

d)  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

e)   nie przysługuje Pani/Panu:

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

— na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Postanowienia końcowe:

Zamawiający zawiadomi wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/unieważnienia przedmiotowego postępowania na wybór wykonawcy na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

 

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zadania, z przyczyn których nie można przewidzieć w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego.

Niniejsze rozeznanie cenowe dotyczy zamówienia o wartości poniżej 130 tys. złotych netto, do którego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.2019, poz.2019 ze zm.)