Zapytanie ofertowe na bieżącą obsługę graficzną

Zamawiający

Muzeum Zamkowe w Sandomierz

ul. Zamkowa 12, 27-600 Sandomierz, NIP 864-11-06-630, REGON 291200740,

Tel. 15 832-22-65

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest bieżąca obsługa graficzna oraz produkcja materiałów promocyjnych i wystawienniczych dla Muzeum Zamkowego w Sandomierzu w okresie od 2.01.2026 do 31.12.2027.

Zakres prac będzie ustalany na bieżąco w zależności od zapotrzebowania: płatność – faktura wystawiona po zakończonym projekcie lub dostarczeniu materiałów.

W zakres obsługi graficznej obejmuje przygotowywanie projektów oraz produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych oraz wystawienniczych:

• projekt i druk plakatów, ulotek, broszur, katalogów, publikacji związanych z wystawami czasowymi oraz stałymi, roll-up, banerów, flag, plansz, zaproszeń, naklejek,
• przygotowania projektów oraz produkcja (m.in. druk) elementów graficznych wystaw czasowych lub stałych, a także elementów graficznych znajdujących się w przestrzeni ekspozycji wraz z montażem np. naklejki plotowane (cięte po obrysie), ścienne, podłogowe plansze, ścianki, elementy edukacyjne,
• przygotowywanie materiałów promocyjnych.

Zamawiający zgłasza zlecenie drogą elektroniczną w godzinach od 8.00-20.00. Możliwe są spotkania online lub osobiste – wymagana dostępność często po godzinie 16.00, lub w soboty czy niedziele, w zależności od terminu jaki jest do wykonania danej ekspozycji, publikacji itp.

Mile jest więc widziana pełna dyspozycyjność.

Zamawiający w terminie 48h od otrzymania przedmiotu zamówienia ma prawo zgłoszenia uwag, które wykonawca musi uwzględnić. Po akceptacji projektu pliki graficzne otrzymuje Zamawiający w wersji zamkniętej.

W celu oceny oferty zamówienia prosimy o:

Przygotowanie kosztorysu oraz wskazanie terminu wykonania do:

Koszt projektu plakatu muzealnego (fotografia plus tekst oraz logo), dostosowanie do potrzebnego formatu A3 oraz B2. Dodatkowa wersja graficzna w postaci elektronicznej do wykorzystania w Internecie. Druk na papierze (kreda 130 g. 4+0, citylight 150g, DCP) ilość: 100 szt.

Koszt projektu zaproszenia (fotografia plus tekst oraz logo) dwustronnego w formacie A4 składanym do B5. (1 str. Fotografia plus tekst, 2 str. Tekst, 3 str. Tekst, 4 str. Tekst + logo). Druk na papierze (offset: kreda 300-35g mat, cyfra DCP 300g) ilość: 300 szt.

Koszt obróbki fotograficznej, szparowania elementów grafiki, przystosowanie do druku.

Koszt projektu oraz wydruku planszy o wymiarach 130x100 PCV 4 mm (tekst wersja PL/ENG + fotografia)

Koszt projektu, wydruku oraz montażu naklejki plotowanej napisu „Muzeum Zamkowe w Sandomierzu” wraz z logo. Font Trajan Pro wielkość 120, wraz z logo muzeum o wymiarach minimum 75 cm wysokości. Plik z Logo w załączniku.

Koszt projektu oraz druku siatki mesh 1,6 x 2,2m z nazwą muzeum (opracowanie graficzne + wydruk + montaż)

Ilość poprawek wliczona w projekt graficzny + koszt 1 roboczogodziny grafika przy ewentualnych dodatkowych poprawkach.

Przesłania portfolio:

W portfolio winno znajdować się udokumentowane doświadczenie w postaci przygotowanych projektów graficznych oraz udokumentowanym doświadczeniem (np. dokumentacją fotograficzną wystawy/ekspozycji zaprojektowanej przez wykonawcę), minimum trzema rekomendacjami instytucji muzealnych/rządowych.

Projekty/portfolio można wysłać w formacie PDF.

Termin i warunki płatności:

Wynagrodzenie płatne będzie po wykonaniu całości przedmiotu zamówienia, w terminie do 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.

Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć fakturę w terminie do 5 dni od daty potwierdzenia przez zamawiającego poprawności wykonanego zlecenia.

Za dotrzymanie przez Zamawiającego terminu zapłaty, uważa się złożenie w tym terminie polecenia przelewu w banku Zamawiającego. 

Wykonawca oświadczy, że podany numer rachunku rozliczeniowego wskazany w fakturze, będzie taki sam jak w rejestrze podatników.

Kryteria wyboru ofert:

Minimum 10-letnie doświadczenie w pracy jako grafik/realizator projektów/wystaw muzealnych i plenerowych, wnętrz typu sala pamięci lub elementów wykorzystywanych w podobnych wnętrzach.

Spełnienie wymagań zgodnych z zapytaniem ofertowym. Oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:

Cena (C) - 60 pkt

Portfolio (P) – 40 pkt

Ocena = C + P = 100 pkt = 100 %

W kryterium Cena (C), oferta Wykonawcy może otrzymać maksymalnie 60 pkt. Liczba punktów w ww. kryterium obliczona zostanie według wzoru:

     najniższa oferowana cena (brutto)

C = ----------------------------------------------- x 60 pkt

       cena ocenianej oferty (brutto)

W kryterium drugim – oferta może uzyskać maksymalnie 40 pkt.

Zamawiający uzna za spełnienie warunków poprzez przygotowany kosztorys oraz przesłane dostarczenia potwierdzenia doświadczenia w postaci portfolio.

Materiałów informacyjnych typu ulotka, plakat, biuletyn – 10 pkt

Materiałów informacyjnych typu roll-up, flaga, baner – 10 pkt

Publikacji – 10 pkt

Materiałów wystawienniczych w przestrzeniach ekspozycji (plansze, naklejki, kubiki itp.) – 10 pkt

Dodatkowym bonusem punktacyjnym mogą być inne nie wymienione wyżej realizacje

Wykonawcy nie spełniający kryteriów Portfolio nie będą brani pod uwagę przy ocenie ofert.

Data i miejsce składania ofert:

Prosimy o przysłanie ofert do dnia 12 grudnia 2025 roku do godz. 12.00.

Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Ofertę należy złożyć drogą mailową na adresy: g.lipiec@zamek-sandomierz.pl

Kontakt w sprawie pytań do zapytania ofertowego: tel. 533 101 674. 

Warunki odrzucenia i unieważnienia postępowania:

W przypadku, gdy Wykonawca nie przedstawi wszystkich wymaganych dokumentów lub gdy oferta zawiera braki formalne, Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia tych braków w wyznaczonym terminie pod rygorem odrzucenia oferty.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, w przypadkach wymienionych w niniejszym zapytaniu, w szczególności:

Oferta została złożona po wyznaczonym terminie.

Oferta, mimo uzupełnienia braków, nie spełnia wymagań zawartych w zapytaniu.

Zamawiający na podstawie art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego zastrzega, że zapytanie ofertowe może zostać zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert.

Wybór najkorzystniejszej oferty:

Oceniane będą wyłącznie oferty spełniające wszystkie wymagania określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszych ofert na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże informacje o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy zamówienia.

KLAUZULA INFORMACYJNA

W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Muzeum Zamkowe w Sandomierzu.

Jednocześnie na podstawie art. 13 Rozporządzenia 2016/679 informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. aktualne będą poniższe informacje i zasady związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Zamkowe w Sandomierzu ul. Zamkowa 12 27-600 Sandomierz

2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

3) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uczestniczące w realizacji zlecenia

4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą do momentu ustania przewarzania w celach analitycznych

5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania

6) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

7) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy

8) z uwagi na fakt, że komunikacja pomiędzy Administratorem a osobą, której dane osobowe dotyczą może odbywać się w formie elektronicznej, m.in. przez systemy poczty elektronicznej, portale społecznościowe, komunikatory, wszelkie aplikacje mobilne i komputerowe, w tym aplikacje do wykonywania połączeń głosowych, lub video za pośrednictwem internetu, osobą, której dane dotyczą wyraża zgodę na powyższe, w zakresie, w jakim będzie to związane z wykonywaniem postanowień umownych.