ZAPYTANIE OFERTOWE

na konserwację dokumentów papierowych ze zbiorów
Muzeum Zamkowego w Sandomierzu

Zamawiający:

Muzeum Zamkowe w Sandomierzu

ul. Zamkowa 12

27-600 Sandomierz

NIP 864-11-06-630

Regon 291200740

Tel. 015 832-22-65

Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie dotyczy zamówienia publicznego o wartości poniżej 130 000 złotych, określonej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, w związku z czym nie stosuje się przepisów tej ustawy.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest konserwacja dokumentów papierowych należących do zbiorów Muzeum Zamkowego w Sandomierzu

Szczegółowy zakres świadczenia usługi:

Konserwacja dokumentacji papierowej polegająca szczególnie na:

1. Oczyszczenie papieru dobierając metodę bezpieczną, dostosowaną do stanu zachowania oraz techniki i technologii wykonania obiektu.
2. Usunięcie wtórnych materiałów zagrażających bezpieczeństwu papieru. W przypadku użycia materiałów złej jakości stanowiących część obiektu, rozważenie zastąpienia ich materiałami atestowanymi.
3. W razie potrzeby poddanie obiektów zabiegowi fumigacji.
4. Wykonanie badań (pH papieru oraz stabilności podłoża przed wyborem metody reperacji kart).
5. Odkwaszanie, po wcześniejszym przeprowadzaniu badania na odczyn papieru.
6. Prostowanie kartek.
7. Wzmocnienie struktury papieru obiektów, które tego wymagają.
8. Podklejenie rozdarć atestowanym materiałem do papieru.
9. Wzmocnienie strukturalne kart, podklejenie i reperacja uszkodzeń przy zastosowaniu metod odwracalnych i przy użyciu materiałów atestowanych.
10. W razie indywidualnej potrzeby wyrównanie kart poprzez uzupełnienie ich papierem bezkwasowym.
11. Przycięcie uzupełnień do formatu kart (zabronione jest obcinanie oryginalnych krawędzi kart).
12. W przypadku zeszytów ułożenie kart w składki i zszycie w blok zgodnie z pierwowzorem. Jeśli to możliwe zalecane jest szycie po ‘starych śladach’, przy użyciu materiałów naturalnych (zabronione jest wykonywanie grzbietu klejonego i obcinanie grzbietów składek).
13. Likwidacja wżerów atramentowych, w razie potrzeby.
14. Stabilizacja oraz wykonanie oprawy obiektów posiadających okładkę z wykorzystaniem oryginalnej materii. Wykonanie miejscowej rekonstrukcji oprawy w miejscach ubytków.
15. Wzmocnienie grzbietów kart oraz całych grzbietów zeszytów.
16. Umieszczenie całych teczek z obiektami, oznaczonych jednym numerem inwentarzowym, po konserwacji w opakowaniach ochronnych wykonanych na wymiar obiektu z materiałów atestowanych (tektura bezkwasowa).

Wykaz przedmiotów przeznaczonych do konserwacji znajduje się w załączniku nr 1 

Wymagania dotyczące Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać zlecenie zgodnie z zasadami sztuki konserwatorskiej oraz przepisami regulującymi wykonywanie czynności danego rodzaju.
2. Usługę konserwacji wykona dyplomowany konserwator papieru (wymagane przedstawienie dorobku w zakresie konserwacji obiektów muzealnych)
3. Wykonawca posiada minimum 5-letnie doświadczenie w wykonywaniu konserwacji podobnych obiektów zabytkowych na papierze, jak w opisie przedmiotu zamówienia.
4. Na wniosek Zamawiającego, Wykonawca przedstawi dokument o wykonaniu prac konserwatorskich dla instytucji kultury zrealizowanych w przeciągu 5 ostatnich lat (może nim być protokół prac powykonawczych).
5. Wykonawca udzieli gwarancji na przedmiot zamówienia 60 miesięcy od dnia protokolarnego odbioru zamówienia.
6. Wykonawca zobowiązuje się odebrać przedmiot zamówienia z siedziby Zamawiającego oraz go zwrócić własnym transportem do siedziby Zamawiającego. 

Zawartość oferty

1. Informacja o Wykonawcy: imię i nazwisko / nazwa (firma).
2. Cena powinna obejmować wynagrodzenie za wszystkie obowiązki, które są niezbędne do zrealizowania zamówienia (podać kwotę netto, kwotę podatku VAT oraz kwotę brutto).

Procedura składania ofert

1. Ofertę należy złożyć osobiście w sekretariacie Muzeum Zamkowego , ul. Zamkowa 12, 27-600 Sandomierz  lub drogą elektroniczną na adres: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl w nieprzekraczalnym terminie do 28.03.2025 r. do godz. 12.00.
2. Zgłoszenia niespełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Niniejsze zapytanie może zostać unieważnione na każdym etapie bez konieczności podawania przyczyny.
4. Osoby do kontaktu:

Sylwia Radzimowska-Zasuwa
15 644 57 57   wewn. 229
e-mail: s.radzimowska@zamek-sandomierz.pl

Marcin Jerzyna
wewn. 229
e-mail: m.jerzyna@zamek-sandomierz.pl

Informacje dot. ofert:

Mirosław Piórkowski

tel. 698 636 593

e-mail: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl

Opis kryteriów:

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

- cena 100% 

Termin realizacji zamówienia:

30.09.2025 r.  

Inne postanowienia:

1. Zastrzega się możliwość pozostawienia niniejszego postępowania bez rozstrzygnięcia lub jego unieważnienia w każdym czasie bez podania przyczyn.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert oraz zmiany warunków zapytania ofertowego w tym opisu przedmiotu zamówienia, terminu realizacji nawet po złożeniu ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zadania, z przyczyn których nie można przewidzieć w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego.
4. Muzeum Zamkowe w Sandomierzu reprezentowane przez Dyrektora jest administratorem danych osobowych, które mogą być uzyskane w trakcie niniejszego postępowania lub realizacji zawartej w jego wyniku umowy. W załączeniu klauzula informacyjna.