ZAPYTANIE OFERTOWE 

na współpracę przy pozyskiwaniu środków z Funduszy Europejskich.

 

Zamawiający:

Muzeum Zamkowe w Sandomierzu

Ul. Zamkowa 12

27-600 Sandomierz

NIP: 864-11-06-630

Regon 291200740

Tel. 15 832-22-65

 

1. I.                   Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie dotyczy zamówienia publicznego o wartości poniżej 130 000 złotych, określonej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, w związku z czym nie stosuje się przepisów tej ustawy.

 

1. II.                Opis przedmiotu zamówienia
2. Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej wraz z wymaganymi załącznikami określonymi w załączniku nr 1 do zapytania, w szczególności studium wykonalności projektu do Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat i Środowisko (FEnIKS) na lata 2021-2027 – działanie FENX.07.01 ,,Infrastruktura kultury i turystyki kulturowej’’ do planowanego konkursu w 2024 r przez MKiDN.
3. Kompleksowe usługi doradcze zmierzające do opracowania projektu oraz przygotowania dokumentacji aplikacyjnej, w tym: programu kulturowo – edukacyjnego, badań popytowo - marketingowych, przeprowadzenie konsultacji społecznych wraz z przygotowaniem raportów, założeń i kierunków rozwoju audience development,  Studium Wykonalności oraz wniosku wraz załącznikami określonymi w zał. nr 1 dla projektu realizowanego w trybie konkursowym w ramach Działania Infrastruktura Kultury i turystyki kulturowej.
4. Świadczenie usług doradczych i usług wsparcia dla Muzeum Zamkowego w Sandomierzu w kontaktach z organami realizującymi nabór i ocenę wniosków oraz nadzorującymi ten proces do momentu ogłoszenia przez MKiDN decyzji o rozstrzygnięciu konkursu.

 

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w podziale na etapy:

 

ETAP I:

1)      Usługi konsultingowe (doradcze) mające na celu przygotowanie przez Zamawiającego atrakcyjnego Programu Kulturowo – edukacyjnego skierowanego do odbiorców oraz zgodnego z kryteriami oceny projektów w ramach konkursu,

 

2)      Przeprowadzenie konsultacji społecznych potwierdzających przeprowadzenie procesu partycypacji społecznej w opracowaniu ostatecznego kształtu Projektu, wraz z opracowaniem:

- raportu z konsultacji, potwierdzającym partycypację społeczną w opracowaniu ostatecznego kształtu Projektu;

- raportu z konsultacji uwzględniającego potrzeby osób ze specjalnymi potrzebami;

 

Powyższe dokumenty oraz proces ich przygotowania muszą spełniać najwyższe standardy oraz kryteria oceny projektów dla projektów konkursowych dla działania FENX.07.01 ,,Infrastruktura kultury i turystyki kulturowej’’

 

ETAP II:

 

3)      Przeprowadzenie badań dot. rozwoju widowni/odwiedzających (tzw. Audience Development) z uwzględnieniem potrzeb osób ze specjalnymi potrzebami. Wydanie rekomendacji Zamawiającemu w zakresie rozwoju widowni zgodnie z zidentyfikowanymi potrzebami w formie raportu. 

4)  Usługi doradcze w zakresie wsparcia Zamawiającego w Opracowanie planu szkoleń dla personelu;

 

ETAP III:

            5)  Przeprowadzenie rynkowych badań marketingowych (popytu) oferty programu kulturowo-edukacyjnego, w tym opracowanie wyników badań (raportu) z określeniem rocznego prognozowanego wzrostu popytu na usługi oferowane dzięki realizacji projektu (liczba osób korzystająca z oferty kulturalno-edukacyjnej wynikającej z realizacji, równa wskaźnikowi rezultatu Liczba osób odwiedzających obiekty kulturalne i turystyczne objęte wsparciem – (minus) liczba osób korzystająca z oferty kulturalno-edukacyjnej w infrastrukturze objętej projektem przed realizacją projektu.

 

            ETAP IV:

6)         Przygotowanie studium wykonalności dla projektu, wraz z analizą finansowo – ekonomiczną, oraz harmonogramem finansowo-rzeczowym, zgodne ze wzorami konkursowymi, oraz uwzględniającego kryteria wyboru projektów,

7)         Wypełnienie formularza wniosku aplikacyjnego oraz doradztwo w opracowaniu załączników do wniosku zgodnie z wymogami konkursu zgodnie z załącznikiem nr 1.) 

Powyższe dokumenty oraz proces ich przygotowania muszą spełniać najwyższe standardy oraz kryteria oceny wniosków dla projektów konkursowych dla działania FENX.07.01 ,,Infrastruktura kultury i turystyki kulturowej’’

Wykonawca przekaże Zamawiającemu w 1 egzemplarzu w wersji elektronicznej w formacie PDF oraz w wersji edytowalnej (WORD, EXEL, itp.), wszystkie ww. opracowania / raporty / dokumenty, co będzie podstawą do odbioru poszczególnych etapów.

 

W trakcie realizacji każdego z etapów zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do konsultacji i wsparcia udzielanych zespołowi Zamawiającego w kontaktach z organami realizującymi nabór i ocenę wniosków oraz nadzorującymi ten proces oraz do świadczenia usług doradczych Zamawiającemu na etapie oceny formalnej i merytorycznej wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie oraz uwzględniać w przygotowanej dokumentacji uwagi zgłoszone w toku oceny przez MKiDN. 

 

Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację Przedmiotu Zamówienia oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na zgłaszane przez Zamawiającego uwagi dotyczące jego realizacji w formie pisemnej.

 

Usługa będzie wykonywana na miejscu w siedzibie Zamawiającego oraz przy wykorzystaniu innych form komunikacji dostępnych przez obie strony. Decyzja formy kontaktów pozostaje w domenie  zamawiającego.

                                     

III.  Warunki udziału w postępowaniu:

1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika

to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Wykonawca zobowiązany jest posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności

cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem

zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 500 000,00 zł. (słownie: pięćset tysięcy złotych).

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga, aby powyższy warunek spełniał w całości co najmniej jeden z Wykonawców.

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

 

a)      warunek dotyczący doświadczenia Wykonawcy:

 

1)      Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia musi dysponować doświadczeniem w przygotowaniu w ostatnich 3 latach minimum 2 projektów infrastrukturalnych dla Instytucji publicznej w sektorze kultury, dla których przygotował co najmniej tożsame zamówienie opisane w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, tj.:

• Usługi konsultingowe (doradcze) mające na celu przygotowanie przez Zamawiającego Programu Kulturowo – edukacyjnego skierowanego do odbiorców,n, oraz

 

• Przeprowadzenie konsultacji społecznych potwierdzających przeprowadzenie procesu partycypacji społecznej w opracowaniu ostatecznego kształtu Projektu, wraz z opracowaniem:

–        raportu z konsultacji, potwierdzającym partycypację społeczną w opracowaniu ostatecznego kształtu Projektu;

–        raportu z konsultacji uwzględniającego potrzeby osób ze specjalnymi potrzebami;

• Przeprowadzenie badań dot. rozwoju widowni/odwiedzających (tzw. Audience Development) z uwzględnieniem potrzeb osób ze specjalnymi potrzebami. Wydanie rekomendacji Zamawiającemu w zakresie rozwoju widowni zgodnie z zidentyfikowanymi potrzebami w formie raportu, oraz
• Usługi doradcze w zakresie wsparcia Zamawiającego w Opracowanie planu szkoleń dla personelu, oraz
• Przeprowadzenie rynkowych badań marketingowych (popytu) oferty programu kulturowo-edukacyjnego, w tym opracowanie wyników badań (raportu) z określeniem rocznego prognozowanego wzrostu popytu na usługi oferowane dzięki realizacji projektu, oraz
• studium wykonalności dla projektu, wraz z analizą finansowo – ekonomiczną, oraz harmonogramem finansowo-rzeczowym, zgodne ze wzorami konkursowymi, oraz uwzględniającego kryteria wyboru projektów, oraz

• Wypełnienie formularza wniosku aplikacyjnego oraz doradztwo w opracowaniu załączników do wniosku.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga, aby powyższy warunek spełniał w całości co najmniej jeden z Wykonawców.

 

b)     warunek dotyczący kwalifikacji osób skierowanych do realizacji zamówienia. Wykonawca w celu spełniania warunku udziału w postepowaniu wykaże, że do realizacji zamówienia będzie dysponował niżej wymienionymi osobami:

 

-  1 osoba – Kierownik projektu z wykształceniem wyższym w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinie ekonomii i finansów. Dysponująca ukończeniem kursu zarządzania projektami i zdaniem egzaminu końcowego- i wydaniem międzynarodowego certyfikatu (PRINCE2 lub PMP lub  IPMA lub równoważny). Posiadająca doświadczenie ostatnich 5 latach w roli kierownika zespołu w zakresie przygotowania:

- co najmniej 4 studiów wykonalności wraz z analizą finansowo ekonomiczną i wniosków aplikacyjnych dla projektów infrastrukturalnych dla Instytucji publicznej w sektorze kultury o wartości projektu min 20 mln zł netto każdy, oraz

- co najmniej 3 studiów wykonalności dla projektów informatycznych i digitalizacyjnych w sektorze kultury, o wartości co najmniej 5 mln netto zł każdy,

Każdy z projektów współfinansowany z funduszy zagranicznych.

 

- 1 osoba – ekspert ds. digitalizacji, z wykształceniem wyższym w dziedzinie nauk społecznych lub technicznych. Dysponująca ukończeniem kursu zarządzania projektami i zdaniem egzaminu końcowego- i wydaniem międzynarodowego certyfikatu (PRINCE2 lub PMP lub  IPMA lub równoważny). Posiadająca doświadczenie w ostatnich 5 latach w zakresie przygotowania co najmniej 5 studiów wykonalności dla projektów informatycznych i digitalizacyjnych w sektorze kultury, o wartości co najmniej 5 mln zł każdy.

Każdy z projektów współfinansowany z funduszy zagranicznych.

 

- 1 osoba, Ekspert ds. merytorycznych w dziedzinie kultury, z wykształceniem wyższym w dziedzinie nauk humanistycznych z doświadczeniem w ostatnich 7 latach w zakresie:

- przygotowania co najmniej 5 studiów wykonalności i wniosków aplikacyjnych dla projektów infrastrukturalnych dla Instytucji publicznej w sektorze kultury o wartości projektu min 20 mln zł netto każdy, projektów współfinansowanych z funduszy zagranicznych,

- przeprowadzenia co najmniej 2 konsultacji społecznych potwierdzających przeprowadzenie procesu partycypacji społecznej w opracowaniu ostatecznego kształtu projektu inwestycyjnego, wraz z opracowaniem raportu z konsultacji, uwzględniającego potrzeby osób ze specjalnymi potrzebami;

- przeprowadzenie badań dot. rozwoju widowni/odwiedzających (tzw. Audience Development) z uwzględnieniem potrzeb osób ze specjalnymi potrzebami wraz z wydanie rekomendacji w formie raportu uwzględniającego rozwój widowni / odbiorców w sektorze kultury lub edukacji.

- 1 osobą, ekspert ds. analiz finansowych oraz ekonomicznych. z wykształceniem wyższym w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinie ekonomii i finansów. Posiadająca doświadczenie w ostatnich 7 latach w zakresie przygotowania:

- co najmniej 5 analiz finansowo-ekonomicznych do studiów wykonalności dla projektów infrastrukturalnych dla Instytucji publicznej o wartości projektu min 20 mln zł netto każdy,

 

Powyższe osoby muszą być zatrudnione u wykonawcy na podstawie umowy o pracę przez cały okres realizacji Zamówienia. Wykonawca załączy dokument potwierdzający zatrudnienie wskazanych osób w ofercie.

 

Ponadto Wykonawca musi dysponować:

 

oraz:

-   1 osoba z wykształceniem wyższym w dziedzinie nauk inżynieryjno - technicznych w dyscyplinie architektura i urbanistyka lub inżynieria lądowa, z doświadczeniem w zakresie nadzorowania co najmniej 3 projektów infrastrukturalnych Instytucji publicznej w sektorze kultury wpisanych do rejestru zabytków o wartości projektu min 10 mln zł netto każdy. Każdy z projektów współfinansowany z funduszy zagranicznych. 

 

2)       W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności

technicznych lub zawodowych albo zdolności ekonomicznej lub finansowej, warunki

określone w ust. 1 musi spełnić Wykonawca albo co najmniej jeden podmiot

udostępniający zasób, który wykona usługi, do realizacji których te zdolności

są wymagane.

3)      Jeżeli zdolności lub sytuacja podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie wskazanym:

1) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo

2) samodzielnie wykazał, że spełnia warunki udziału w postępowaniu.

 

 

1. IV.             Zawartość oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na komputerze, długopisem lub inną trwałą, czytelną techniką, potwierdzającą spełnienie wszystkich warunków wymaganych w niniejszym postępowaniu i opisanych w pkt. III. Warunki udziału w postępowaniu. Oferta powinna zawierać co najmniej wykaz doświadczenia oferenta wraz z potwierdzeniami należytego wykonania umów ( referencje, protokół odbioru lub równoważne dokumenty), wykazem personelu wraz informacją potwierdzającą spełnienie  wszystkich wymaganych warunków.     

2. Informacja o Wykonawcy: imię i nazwisko / nazwa (firma).

3. Cena powinna obejmować wynagrodzenie za wszystkie obowiązki, które są niezbędne do zrealizowania zamówienia (podać kwotę netto, kwotę podatku VAT oraz kwotę brutto).

4. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

 

1. V.                Procedura składania ofert
2. 1.      Ofertę należy złożyć osobiście w sekretariacie Muzeum Zamkowego , ul. Zamkowa 12 , 27-600 Sandomierz , albo złożyć drogą elektroniczną na adres: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl, w nieprzekraczalnym terminie do

1 grudnia 2023 r. do godz. 12.00.

1. Zgłoszenia niespełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Niniejsze zapytanie może zostać unieważnione na każdym etapie bez konieczności podawania przyczyny.
3. Osoba do kontaktu:

 

Mirosław Piórkowski

tel. 698 636 593

email: m.piorkowski@zamek-sandomierz.pl

 

VI: Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

 

1) Kryterium:

Cena zamówienia brutto (CZ) – waga 50%.

 

Cena zamówienia brutto to cena  całkowita obejmująca wynagrodzenie Wykonawcy

(zawierająca wynagrodzenie za przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich.

 

Kryterium oceniane będzie w następujący sposób:

 

Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 50 punktów.

 

Zamawiający przyzna punkty wg następującego wzoru:

CZ = CZ min / CZ oferty * 50 pkt

gdzie:

CZ – liczba punktów za kryterium cena

CZ min – najniższa oferowana cena spośród badanych ofert

CZ oferty – cena oferty badanej.

 

2) Kryterium:

Doświadczenie Kierownika Projektu skierowanego do realizacji zamówienia

(DK) – waga 50%.

Kryterium:

 

Zamawiający przyzna punkty wg poniższych zasad:

 

Zamawiający przyzna dodatkowe 10 punktów za każde dodatkowe (ponad minimalne wskazane w warunku udziału w postępowaniu, jednak nie więcej niż 50 pkt.) doświadczenia w roli kierownika zespołu projektowego przygotowującego studium wykonalności wraz z analizą finansowo ekonomiczną i wniosek aplikacyjny dla projektu infrastrukturalnego dla Instytucji publicznej w sektorze kultury o wartości projektu min 20 mln zł netto każdy.

 

Osoba wykazana w ramach niniejszego kryterium musi być tą samą osobą, która zostanie skierowana do realizacji zamówienia na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale III. Kierownik projektu.

 

Wykonawca w celu oceny oferty w niniejszym kryterium zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, jako załącznik do oferty o liczbie zakończonych projektów, ich zakresach i nazwach, a także danych podmiotów na rzecz których były one wykonywane, oraz datach ich wykonania.

 

 

1. VII.          Okres realizacji zamówienia

Wykonawca będzie realizował przedmiot zamówienia od dnia zawarcia umowy do dnia rozstrzygnięcia konkursu i ogłoszenie wyników naboru. 

 

1. VIII.       Terminy wykonania oraz płatność za realizację poszczególnych etapów zamówienia:

 

 

 

1.  ETAP I, zostanie wykonany w terminie do 30 stycznia 2024 r., płatność w wysokości 20 % wartości wynagrodzenia, 

 

1. ETAP II, zostanie wykonany w terminie do 20 lutego 2024 r., płatność w wysokości 20 % wartości wynagrodzenia, 

 

1. ETAP III, zostanie wykonany w terminie do 30 maja 2023 r., płatność w wysokości 20 % wartości wynagrodzenia, 

 

1. ETAP IV, zostanie wykonany w terminie do 15 czerwca 2023 r., płatność w wysokości 40 % wartości wynagrodzenia, 

 

 

 

Inne postanowienia:

 

1. Zastrzega się możliwość pozostawienia niniejszego postępowania bez rozstrzygnięcia  lub jego unieważnienia w każdym czasie bez podania przyczyn.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert oraz zmiany warunków zapytania ofertowego w tym opisu przedmiotu zamówienia, terminu realizacji nawet po złożeniu ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zadania, z przyczyn których nie można przewidzieć w chwili ogłoszenia zapytania ofertowego.
4. Muzeum Zamkowe w Sandomierzu reprezentowane przez Dyrektora jest administratorem danych osobowych, które mogą być uzyskane w trakcie niniejszego postępowania lub realizacji zawartej w jego wyniku umowy. W załączeniu klauzula informacyjna.

 

 

 

1. Załączniki do zapytania:

 

1)      Załącznik nr 1. Wykaz załączników do wniosku.

 

 

 

 

KLAUZULA INFORMACYJNA

W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Muzeum Zamkowe w Sandomierzu.

Jednocześnie na podstawie art. 13 Rozporządzenia 2016/679 informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. aktualne będą poniższe informacje i zasady związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Zamkowe w Sandomierzu ul. Zamkowa 12 27-600 Sandomierz

2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uczestniczące w realizacji zlecenia

5) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą do momentu ustania przewarzania w celach analitycznych

6) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych,
ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania

7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

8) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy,

9) Z uwagi na fakt, że komunikacja pomiędzy Administratorem a osobą, której dane osobowe dotyczą może odbywać się w formie elektronicznej, m.in. przez systemy poczty elektronicznej, portale społecznościowe, komunikatory, wszelkie aplikacje mobilne
i komputerowe, w tym aplikacje do wykonywania połączeń głosowych, lub video
za pośrednictwem internetu, osobą, której dane dotyczą wyraża zgodę na powyższe,
w zakresie, w jakim będzie to związane z wykonywaniem postanowień umownych.